小売店のシフト管理をもっと効率的にする方法

by Sawako, on 2020/03/10 8:00:00

 昨今の小売業界では、経営環境の厳しさから、コストパフォーマンスや在庫高、粗利益や人時生産性など、効率を軸にした経営が求められています。

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 在庫管理などはいち早くシステム化され、データに基づいたコントロールが可能になっていますが、最も改善の余地が残されている作業計画や人時計画については、未だ多くの店舗が経験と勘に基づいて行われています。

 そこで、作業や要員の管理方法について、見直しをしたり新しいシステムを導入することに注目が集まっています。

TOPICS:

1. 作業の標準化

2. それにより期待できる効果

3. 戦略的な活用方法
 


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 データに基づいた、効率的な人員配置と作業の効率化の目的は、人件費を増加させずに利益確保や顧客サービスの向上を図ることです。

 例えば、人件費低減への対応策として、パートやアルバイト比率の向上など、業務をデータ化し管理することで効率化を図っていきます。

1. 作業の標準化

従業員に作業を割り当てる従来の方法から、まず店舗での一日の時間帯別必要作業(ルーティーンワーク)を確定させ、「作業に従業員を割り当てていく」方法に切り替えていきます。

①業務項目をすべて洗い出す
店舗での業務を作業レベル、動作レベルと細分化して書き出します。

②作業の名称を統一する
スタッフ間や店舗ごとに呼び名が違っている作業はないか?全て統一表記にします。

③必要時間の測定
売上や客数で作業量が変動する「変動作業」と、客数に関係なく定量的に発生する「固定作業」に分類します。

④妥当性の検証をする
標準化された作業をマスターファイルに登録し、算出された必要人数の妥当性を検証していきます。

必要人数に応じて、社員、パートやアルバイトなど契約条件や規定を考え、人員を配置していきます。

 

2. それにより期待できる効果

現場で働く店長にとって、労働時間を最も費やすシフト組みについて、その効果が明確です。

①売上や客数に応じた売り場の最適シフト計画

②シフト組みの負担を軽減

③最適なシフト計画

④店舗作業の標準化が実現

⑤個人別作業能力の把握


部門により売上目標や客数予測は変わります。
作業を標準化することで、時間帯ごと各部門でのシフト計画が容易になります。また、実施されるべき作業が明確になることで、店舗や担当者のサービスの差を最小にとどめることができるようになります。
誰が、どの作業に長けているのかが整理され、パートやアルバイトの有効活用や教育計画が立てやすくなります。

結果として、人時生産性の向上や総労働時間の短縮、また人件費削減、プライベート時間を有効に活用することにつながっていくといえます。

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3.戦略的な活用方法

①データに基づく正確な日割予算が立てられる
前年の実績や催促計画、季節の催事、天候や競合店の動向等をふまえ、各部門で正確な日々の売上予測と月間の日割予算を組み立てていきます。

②日割り予算に合わせた日割人時枠を設定
日割予算額を人時売上高予算で割り、日割の人時枠を計算します。

③月次勤務スケジュールを策定
週末や祝日の繁忙日は従業員数を多く、平日の閑散期には少なく、又時間帯も考慮に入れます。
 繁忙日には売上予測と実績の差が大きく、閑散期は差が小さいという傾向があり、繁忙日に最大限人時を投入し、売上高の幅の上限を狙うことが大切になります。こうして販売機会ロスを無くしていきます。

 

 作業を標準化しデータに基づいた管理し、従来の「従業員に作業を割り当てていた」方法から「作業に従業員を割り当てていく」方法へ。シフト管理にかかっている非効率な労力を効率化していきましょう!

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