店長必見!シフト管理をもっと効率的にする方法

by Sawako, on 2020/03/10 8:00:00

 激動の小売業界では、経営環境の厳しさから、コストパフォーマンスや在庫高、粗利益や人時生産性など、効率を軸にした経営が求められています。

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 在庫管理などはいち早くシステム化され、データに基づいた高度なレベルでのコントロールが可能になっています。しかし、最も改善の余地が残されている作業計画や人時計画については、未だ多くの店舗が経験と勘に基づいて行われています。そこで、新しい作業管理、要員管理の基本システムの概念が注目を集めています。
 データに基づいた、効率的な人員配置と作業の効率化により、人件費を増加させずに利益確保や顧客サービスの向上を図ることが目的です。例えば、人件費低減対応策の一つとされる、パートやアルバイト比率の向上など、業務をデータ化し管理することで効率化を図っていきます。

TOPICS:

1. 作業の標準化と手順

2. 期待できる効果

3. 戦略的な活用方法
 

 

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1. 作業の標準化と手順

 従来の作業では「従業員に作業を割り当てていた」方法が主流かと思いますが、まず店舗において一日の時間帯別必要作業(ルーティーンワーク)を確定させ、「作業に従業員を割り当てていく」方法に切り替えていきます。

①業務項目を洗い出す
店舗での業務を作業レベル、動作レベルと細分化して書き出します。
②作業の名称を統一する
スタッフ間や店舗ごとに呼び名が違っている作業はありませんか?全て統一表記にします。
③必要時間の測定
売上や客数で作業量が変動する「変動作業」と、客数に関係なく定量的に発生する「固定作業」に分類します。
④妥当性の検証をする
標準化された作業をマスターファイルに登録し、算出された必要人数の妥当性を検証していきます。

必要人数に応じ、社員、パートやアルバイトなど契約条件や規定を考慮し人員を配置していきます。

 

2. 期待できる効果

店長がもっとも時間を費やすシフト組みについて、その効果が明確です。
①売上や客数に応じた売り場の最適シフト計画

②店長のシフト組みの負担を軽減
③最適なシフト計画
部門により売上目標や客数予測が変わります。時間帯ごと各部門でのシフト計画が容易になります。
④店舗作業の標準化実現
実施されるべき作業が明確になります。店舗や担当者のサービスの差を最小にとどめることが可能です。
⑤個人別作業能力の把握
誰が、どの作業に長けているのかが整理され、パートやアルバイトの有効活用や教育計画が立案しやすくなります。

結果、人時生産性の向上や総労働時間の短縮、そして人件費削減、プライベート時間を有効に活用できることにつながっていくといえます。

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3.戦略的な活用方法

①データに基づく正確な日割予算の組立て
前年の実績や催促計画、季節の催事、天候や競合店の動向等をふまえ、各部門で正確な日々の売上予測と月間の日割予算を組み立てていきます。
②日割り予算に合わせた日割人時枠を設定
日割予算額を人時売上高予算で割り、日割の人時枠を計算します。
③月次勤務スケジュールを策定
週末や祝日の繁忙日は従業員数を多く、平日の閑散期には少なく、又時間帯も考慮に入れます。繁忙日には売上予測と実績の差が大きく、閑散期は差が小さいという傾向があり、繁忙日に最大限人時を投入し、売上高の幅の上限を狙うことが大切になります。言い換えると、販売機会ロスを無くすということです。


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店長が抱える難しい「シフト管理の悩み」を解決出来る?


 作業を標準化しデータに基づいた管理し、従来の「従業員に作業を割り当てていた」方法から「作業に従業員を割り当てていく」方法へ。シフト管理にかかっている非効率な労力を効率化していきましょう!


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