「復唱」のすすめ: 「ほうれんそう」にはない、ある職業から学ぶコミュニケーションを成功させる秘訣

by Seiichiro, on 2018/04/04 14:20:04

コミュニケーションは社会生活の中で極めて重要です。

生活や仕事で、「そういうつもりではなかった」とか「言ったことや指示したことが正しく伝わっていない」とか
「誤解している」と感じたことがなんどもあるはずです。

メッセージが正しく伝わらなかったばかりに、作業が著しく非効率になってしまうことは日常茶飯事です。メッセージが一度で正しく伝わっていれば、余計なストレスも作業も必要なかったことでしょう。

医療や軍隊などの組織では「メッセージを正しく伝えること」が世の中のどの組織よりも重要視され、徹底されている(それでもミスは起きる)と言っても過言ではありません。

コミュニケーションが大勢の人の生死に直結するのですから。「ごめんなさい」ですとか「そんなつもりではなかった」では済まされないのです。

 

Business people meeting around table in modern space 

 

 

 

 

では、そうした組織ではメッセージを正しく伝えるためにどうしているのでしょうか?

 「復唱」です。

 Young woman with a hearing disorder or hearing loss cupping her hand behind her ear with her head turned aside to try and amplify and channel the available sound to her ear drum

 

 

 

 

「明日3時に、渋谷駅のハチ公の像のまえで待ち合わせよう。」と提案されたら、ほとんどの人の返事は(都合がよければ)、「わかりました」でしょう。

 医療や軍隊などの組織では(待ち合わせの話などありえませんが)、「わかりました。明日3時に、渋谷駅のハチ公の像のまえに行きます。」となります。

どちらの返事をした方が、間違いなく待ち合わせ場所、時間に来てくれそうでしょうか。どちらの方が、間違いなくメッセージを理解してくれていそうでしょうか。

 

じつは、「復唱」はミスを防ぐだけでなく、コミュニケーションできわめてたいせつな、「安心」や「信頼」を生み出す力があるのです。

 

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メッセージが正しく伝わっていること、理解されていることを確認する「復唱」などの作業が重要です。

留守番電話やメールやSNSのチャットに頼り、「メモを机の上に置いておいたからいいだろう」とか「留守番電話に残したからいいだろう」とか「メールを送ったからいいだろう」という、一方的なコミュニケーションがはびこっているのは由々しき状況です。

メモがどこかへいってしまったり、留守番録音が何時間もチェックされなかったり、SNSのチャット上のメッセージが他のものと紛れてしまったすることはよくあります。
重要なメッセージであればなおさら、メッセージが間違いなく伝わっていることを確認することがたいせつであることは言うまでもありません。

 

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日常の作業(=コミュニケーションのミスは人の生死に直結していない)では、「復唱などいちいち面倒くさい」、「時間がもったいない」という考え方が支配するのでしょうが、それならばなおさら、余計な時間やエネルギーを使わずに作業を遂行することが必要となりますので、メッセージは一度で伝わるようにしましょう。

 

 Creative business team putting hands together at the office

 

 

 

 

だれにとっても「時間」は有限で、かけがえのないものなのです。自分の時間も他人の時間も尊重しましょう。 

 

1. 明確さ 2. 簡潔さ 3. 適切さ 4. 印象の強さ 5. 価値の高さ
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Topics:働き方改革で業務効率化
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